Viele Stunden wertvoller Arbeitszeit gehen durch unnötige oder unproduktive Meetings verloren. Im Globalen Bericht zur Anatomie der Arbeit 2022 schätzen die Autoren, dass Beschäftigte jede Woche drei Stunden durch unnötige Meetings verlieren (Asana 2022). Eine Studie von Pega (2018) kommt auf einen Wert von bis zu einer Stunde pro Tag, die sich bei Wegfallen unnötiger Meetings oder produktiverer Gestaltung derselben einsparen ließen. Selbst wenn sich nicht alle auf diese Weise verlorenen Stunden einsparen ließen: Jede Stunde ist willkommen – Überlastung ist an der Tagesordnung.
Wir haben viele Meetings, aber wir können Meetings nicht wirklich gut – im Durchschnitt. Warum fällt das jetzt seit einigen Jahren auf? Waren Meetings nicht schon immer unproduktiv? Vielleicht schon – nur bei zunehmendem Zeitdruck beginnen alle Vorgänge aufzufallen, die über Gebühr Zeit kosten, die wir anderswo gut gebrauchen könnten. Wenn ohnehin genug Zeit ist, dann stört eine halbe Stunde mehr oder weniger nicht.
Ein paar Zahlen
Wie steht es tatsächlich um die Produktivität von Meetings derzeit? Aktuelle Erhebungen zeigen haarsträubende Ergebnisse (Zauderer, 2023; Pumble, 2022; Booqed, 2022):
71 % halten die Meetings, an denen sie teilnehmen, für unproduktiv.
65 % berichten, dass Meetings sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhalten.
50 Tage/Jahr verbringen wir im Durchschnitt in Meetings.
83 % aller Beschäftigten verbringt bis zu 33 % ihrer Wochen-Arbeitszeit in Meetings.
8-10 % Zunahme bei Meetings jedes Jahr seit dem Jahr 2000.
Der Videokonferenz-Markt wird 2030 bei geschätzten $ 20 Milliarden liegen.
46 % der Beschäftigten verbringt weniger als 4 Stunden pro Woche in Meetings.
37 % der Beschäftigten sind 4 bis 12 Stunden pro Woche in Meetings.
11 % der Beschäftigten sitzen 12 bis 20 Stunden pro Woche in Meetings.
Knapp 5 % der Beschäftigten zählen über 20 Stunden ihrer Woche in Meetings.
4 Stunden pro Woche pro Beschäftigtem dauert im Schnitt die Vorbereitung auf/von Meetings.
10 bis 17 Meetings jede Woche: 10 bei Juniors, 12 im Management und Geschäftsführung bzw. C-Level liegen bei 17.
Fast 6 Tage Arbeitszeit verlieren Executives jedes Jahr durch ineffiziente Meetings.
$ 300 Millionen verliert ein Konzern im Schnitt pro Jahr durch ineffiziente Meetings.
Nur 11 % aller Meetings werden als produktiv angesehen.
72% der Arbeitszeit von Executives ist in Meetings gebunden.
15 Minuten ist die ideale Meeting-Zeit, während der sich fast alle (91 %) konzentrieren.
76 % der Beschäftigten bevorzugen Präsenz-Meetings (nach der Pandemie).
73 % der Meeting-Teilnehmenden arbeiten während Meetings an anderen Dingen.
39 % der Beschäftigten geben zu, während Meetings eingeschlafen zu sein.
55 % halten das Annehmen von Telefonaten oder das Beantworten von Textnachrichten für die unangenehmste Störung von Meetings.
Die schlimmsten Meetings sind die, bei denen du nach 2 Stunden auf die Uhr siehst, und es sind erst 30 Minuten vergangen.
anonym
Was hilft
72 % halten das Setzen klarer Ziele für Meetings für einen Erfolgsfaktor produktiverer Meetings.
67 % sehen eine klare Meeting-Agenda als wichtig für den Erfolg von Meetings.
35 % glauben, dass Meetings weniger Teilnehmer haben sollen, um erfolgreicher zu sein.
Unsere Infografik, die Sie gratis herunterladen können, enthält ein paar grundlegende Tipps für allgemeine Meetings – gewissermaßen die Basics einer guten Meeting-Kultur. Für spezielle Meetings gibt es weiter unten noch verfeinerte Hinweise.
- Definiere einen klaren Zweck und ein Ziel für jedes Meeting.
- Erstelle eine Agenda.
- Schränke die Anzahl der Teilnehmenden ein.
- Respektiere die Zeit der anderen.
- Respektiere die Kalender der anderen: Keine Doppelbuchungen!
- Kein Multi-Tasking, keine Nebengespräche.
- Alle fassen sich kurz!
Produktive Meetings
Je nach dem Zweck eines Meetings bieten sich unterschiedliche Methoden an, um die Meetings produktiv zu machen. Die Tipps sind deshalb nach der Art des Meeting geordnet. Die Art des Meetings und was das Ergebnis sein sollen, zeigt auch, wie diese Meetings geführt werden sollten, um den intendierten Zweck zu erreichen. Wählen Sie aus den folgenden Meeting-Arten.
- Informationsformate: Wenn Sie andere informieren wollen
Wenn es darum geht, dass alle auf dem gleichen Stand sind, Verständnisfragen gestellt werden können, aber Standards nicht mehr von Grund auf diskutiert oder verändert werden. Ein klassisches Beispiel wäre ein Feuerwehreinsatz: Langatmige Diskussionen über Basisprozesse wären fatal. Es gibt ein Briefing über den aktuellen Stand, der sich nach der Einschätzung der Einsatzführenden verändert. Wichtige Wahrnehmungen werden von allen kommuniziert, aber Basisprozesse werden hier nur abgearbeitet.
Informationsformate sind ein klassischer Fall, der im geschlossenen Modus stattfindet: hohe Konzentration, Prozesse werden abgearbeitet, es geht um Qualität, und/oder Schnelligkeit, Genauigkeit, Verlässlichkeit etc. (im Unterschied zum offenen Modus, siehe unten).
Beispiele:
Einsatz-Briefing, Dienstübergabe, Antreten hinter der Bühne vor dem Auftritt - Kommunikationsformate: Wenn Sie den Input anderer haben wollen
Es muss ja nicht jedes Mal bei einem Meeting etwas entschieden werden. Vielleicht möchte man sich ja nur austauschen, Inspiration ziehen, andere um Input und Feedback fragen, wohl wissend, dass möglicherweise noch weitere Inputs notwendig sein werden, um zu einer guten Entscheidung zu kommen. Auch lässt sich ein Stimmungsbild abholen, Eindrücke werden geschildert. Alle bekommen ein Bild, aber es muss keine Entscheidung getroffen werden und es müssen nicht alle einer Meinung sein.
Beispiele:
Kick-Off, Erfahrungsaustausch, Stimmungsbild erheben, Feedback, Debriefing, Projektabschluss-Meeting. - Echte Meetings: Wenn gearbeitet werden soll
Während dieser Meetings wird gemeinsam an einem Thema gearbeitet, z.B. an einem Dokument, an einer Präsentation, einem Pressetext, einer Planung, einem Design u.v.m. Die Idee dabei ist, dass sich alle einbringen und das gemeinsame Ergebnis besser machen. Alle Wahrnehmungen, Inputs, Hinweise, Hintergrundinformationen, Vorbehalte, Ideen etc. werden gehört, abgestimmt, abgewogen – und eingearbeitet oder nicht, je nach (zumeist gemeinsam) getroffener Entscheidung.
Beispiele:
Arbeitssitzung, Meetings von agilen Teams.
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Quellen
* Mader, I. (2023) Wissensmanagement erfolgreich umsetzen. Praxisleitfaden mit Self-Check, Toolselektionshilfe und Toolbox. ISO 9001:2015 konform. Springer Gabler: Wiesbaden. https://link.springer.com/book/10.1007/978-3-662-66763-7
* Zauderer, S. (2023) Time Wasted In Meetings: 59+ Meeting Statistics. Cross River Therapy. https://www.crossrivertherapy.com/meeting-statistics
* Pumble (2022) Meeting statistics you should know. https://pumble.com/learn/communication/meeting-statistics/
* Booqed (2022) Minutes (Wasted) of Meeting: 50 Shocking Meeting Statistics. https://www.booqed.com/blog/minutes-wasted-of-meeting-50-shocking-meeting-statistics
